Das Problem

Viele Unternehmen führen Papierakten. Es entstehen dadurch ungeahnte Herausforderungen, die viel Zeit verschlingen können.
Auf Papierakten kann nicht einfach gleichzeitig zugegriffen werden. Die Akte befindet sich entweder bei Person A oder bei Person B.
Oft gibt es deshalb Teilakten in verschieden Abteilungen. Diese Teilakten werden unterschiedlich gut gepflegt und selten mit der Hauptakte abgeglichen. Das Versionschaos ist hier bereits vorprogrammiert.

Auf Grund dessen treten häufig Abstimmungsprobleme und Reibungsverluste zwischen den Abteilungen auf. Fehler schleichen sich ein, die erst in der Endabnahme oder beim Endkunden auffallen. Eine Fehler-Ursachen-Analyse ergibt oft das Informationen nicht in der Dokumentation aktualisiert wurden oder dass auf Grundlage einer veralteten Dokumentation produziert wurde. Dies kann teuer für ein Unternehmen werden.

Der Abgleich von Versionsständen bzw. Teilakten ist schwierig, schnell kann auf der Papierakte etwas wichtiges überlesen werden oder eine winzige Detailveränderung wird übersehen.

Auch das Kopieren, Durchsuchen, Ändern, Zusammenfassen und Erstellen einer Sicherung erweist sich mitunter als sehr aufwändig.

Manchmal ist es notwendig lückenlos jede Änderung an einem Dokument nachzuweisen (z.B. für Zertifizierungen, Behörden und Versicherungen). Hierfür muss klar erkenntlich sein, wer und wann die Akte geändert wurde. Ein Kommentar, der die Änderung beschreibt, darf bei so etwas auch nicht fehlen.

Im Grunde benötigt man hier ein Logbuch neben der entsprechenden Akte, damit man weiß was sich geändert hat und wer bzw. welche Abteilung die Akte gerade hat. Dies ist ein sehr großer Aufwand, den sich kaum ein Unternehmen leisten kann.

Ein Beispiel aus der Praxis

Das fiktive Unternehmen X stellt Zahnräder her. Für jedes Zahnradmodell muss eine Dokumentation erstellt werden. Diese beinhaltet beispielsweise folgende Punkte:

  • Zeichnung
  • Chemische Zusammensetzung des Materials
  • Produktionsanweisungen/ -hinweise (z.B.: Dauer der Herstellung eines Fertigungsloses, nur Stanze A verwenden)
  • Zulieferteile
  • Qualitätsberichte
  • Verkaufsauswertung

Das Unternehmen X hat folgende Abteilungen, die mit der Akte arbeiten:

  • Einkauf
  • Konstruktion
  • Produktion
  • Qualitätssicherung
  • Verkauf

Folgende Probleme begegneten dem fiktiven Unternehmen im Verlauf der letzten 2 Jahre:

  • Die Akte von Zahnrad O-66 war mehrere Tage nicht auffindbar. Die Unterschiedlichen Abteilungen gaben sich gegenseitig die Schuld.
  • Zahnräder brachen im Feld. Der Hersteller der Plastik hatte die chemische Zusammensetzung geändert. Die Information ging auf den Weg von der Qualitätssicherung zur Konstruktion verloren.
  • Um die Produktionskosten zu senken, wollte man Metall-Zahnräder mit der selben Legierung zusammen fertigen. Es wurden, aber Zahnradmodelle mit falscher Legierung produziert. Die Fehleranalyse ergab, dass bei der Zuordnung der Modelle zu den Klassen Einordnungsfehler auftraten.
  • Zertifizierung des Zahnrades A-1234-5 scheiterte im ersten Anlauf. Es war keine lückenlose Dokumentation vorhanden.
  • Die Konstruktion wollte die Veränderungen eines Modells überprüfen, da seit einem bestimmten Fertigungslos vermehrt Fehler auftraten. Die Zeichnung Revision 3 fehlte in der Akte. Somit konnte das Problem nicht weiter verfolgt werden.
  • Es sollten 600 Zahnräder des Modells P-8888 hergestellt werden. Der Verkauf hat dies der Produktion mitgeteilt diese hatte ein rotes Post-It auf die Akte geklebt. Der Klebezettel ging verloren. Die Zahnräder wurden nicht produziert.
  • Ein Auftrag sollte ausgelagert werden. Hierfür musste die Akte dem Subunternehmer zur Verfügung gestellt werden. Die Akte verschwand und es gab keine Sicherungskopie.
  • Der Einkauf wollte herausfinden, ob die Umstellung eines Lieferanten sich lohnt. Hier zu musste ermittelt werden, wieviele Modelle eine bestimmte Plastik verwenden. Nach einigen Tagen wurde die Informationssuche abgebrochen, da die mögliche Ersparnis im keinen Verhältnis zum Aufwand stand.
  • Die Produktion beschwert sich, dass sie großen Aufwand haben ein Zahnrad A-9992 Revision 2 zu produzieren. Die Konstruktion ist verwirrt. Seit 5 Monaten gab es die Revison 3, die diese Probleme beheben sollte. Die Ursachenanalyse ergab, dass die Produktion mit einer veralteten Zeichnung aus der Akte arbeitet.
  • Der leitende Konstrukteur befindet sich auf einer mehrtägigen Fortbildung. Er würde gerne sein neues Wissen an einem schwierigen Zahnrad ausprobieren. Er hatte keine Möglichkeit auf die Akte zuzugreifen.

Lösung

Collie-IT, Anne K. Frey erstellt mit Ihnen zusammen ein für Sie zugeschnittene Lösung. Diese umfasst:

  • Situationsanalyse
  • Analyse der vorhanden Softwarelösungen
  • Ggf. Anpassungen an der vorhanden Softwarelösung
  • Vorschläge zum Umgang mit Dateien
  • Erstellen von Vorlagen und Konvertoren (um Informationen aus anderen Dateien und Programmen zu extrahieren und in die digitale Akte einzufügen)
  • Digitalisierung von vorhanden Akten
  • Einbindung der digitalen Akte und Ablage in den Arbeitsprozess
  • Schulungen der Mitarbeiter

Vorteile

Folgende Vorteile erhalten Sie bei der Nutzung der Aktendigitalisierung von Collie-IT, Anne K. Frey

  • Auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Akten (Cooperate-Design)
  • Nutzung von verschieden Datenquellen
  • Gleicher Aufbau der Akten
  • Einfache Weitergabe von Akten ist möglich
  • Die Akte ist immer aktuell
  • Lückenlose Aufzeichnung durch Versionierung
  • Ggf. Fernzugriff
  • Möglichkeit von Auswertungen
  • Mehr Platz und Ordnung im Büro
  • Die Führung einer Papierakte bleibt weiterhin möglich

Kosten

Bei dieser Dienstleistung handelt es sich um ein auf Sie zugeschnittenes Konzept. Nicht alle oben aufgeführten Punkte müssen für Ihr Unternehmen zutreffen. Gerne erstellt Collie-IT, Anne K. Frey Ihnen einen Kostenvoranschlag.