Das Problem

Unsere Welt ist voller Formulare und Vordrucke. Sie werden in Anhängen verschickt, z.B. von Steuerberatern und Versicherungsvertretern, oder stehen zum Download im Internet bereit.
Viele Formulare müssen erst aufwendig ausgedruckt, ausgefüllt, kontrolliert, z.T. eingescannt und zurück gesendet werden.

Der Empfänger muss alles aufwändig wieder in die entsprechenden Programme eintragen.
Natürlich können Fehler beim Ausfüllen und Übertragen geschehen, der Korrekturaufwand ist dann immens. Formulare können dutzende Male hin und her geschickt werden, ehe alle Informationen richtig eingepflegt sind.
Das alles kostet Zeit, Nerven, schadet der Umwelt (Papierverbrauch, Tintenpatronen/Toner, etc.) und ist teuer.

Auch in Sachen der Mobilität bestehen Einschränkungen. Das Formular kann nicht einfach mal schnell unterwegs ausgefüllt werden. Ein Drucker wird vielleicht von einem Magier aus dem Hut gezaubert, aber kaum ein Mensch hat einen Drucker im Handgepäck.

Ein Beispiel aus der Praxis

Das Formular des Finanzamtes Fragebogen zur steuerlichen Erfassung hat jeder Selbstständige bestimmt schon einmal ausgefüllt.
Dieses Formular beinhaltet 317 ausfüllbare Felder auf 8 Seiten, darunter mehrfach die 11-stelllige Steuernummer.

Die meisten Verbraucher haben einen Tintenstrahldrucker zu Hause. Die Farbe Grau wird bei Tintenstahldruckern aus verschieden Farben gemischt.

Bis zur Entgültigen Fassung muss das Formular 3-5 mal wegen Korrekturen ausgedruckt werden. Geht man von 15 Cent pro Seite aus, so ergibt sich für das Szenario farbiger Tintenstahldruck ein Druckkostenaufwand von 3,60€ – 6,00€.
Das Formular muss konzentriert ausgefüllt und kontrolliert werden, dies kann durchaus mehrere Stunden erfordern. Das einmalige Ausdrucken und Einscannen dauert oftmals bereits 15 Minuten.

Lösung

Die Lösung heißt beschreibbare PDF von Collie-IT, Anne K. Frey.
Collie-IT, Anne K. Frey erhält von ihnen ein Formular und bearbeitet es so, dass es in gängigen PDF-Readern beschreibbar und speicherbar ist. Mit dem Adobe Acrobat Reader können sie sogar mobil (Smartphone, Tablett oder Laptop) die PDF bearbeiten. Sie und Ihre Kunden sparen sich Aufwand, Zeit und Nerven.

Beispiel-PDF

So funktioniert es

Einfach Angebot hier für vorhandene PDF erstellen lassen oder E-Mail senden. Collie-IT wird mit Ihnen in Verbindung treten und alle weiteren Schritte besprechen.

Vorteile

Für Sie

Folgende Vorteile erhalten Sie bei der Nutzung beschreibbarer PDFs:

  • Das Unternehmen wirkt professioneller beim Kunden.
  • Korrekturen können schneller durchgeführt werden.
  • Es müssen keine Handschrift mehr entziffern werden, dies spart Zeit und minimiert Fehler.
  • Ggf. Kann eine automatische Auswertung verwendet werden.
  • In Formularfelder können Texte aus anderen Programme, Dateien und Feldern kopieren werden.
  • Sie können beliebig viele Papier- und/oder Digitalkopien erzeugen, ohne abschreiben zu müssen.
  • Es entsteht weniger Müll.

Für Ihre Kunden

Folgende Vorteile erhalten Ihre Kunde bei der Nutzung beschreibbarer PDFs:

  • Ihr Kunde kann einfach in der Datei arbeiten.
  • In Formularfelder können Texte aus anderen Programme, Dateien und Feldern kopieren werden.
  • Schnelle Bearbeitung mit dem Smartphone oder dem Tablet. (Adobe Acrobat Reader ist Voraussetzung)
  • Fehler können vom Nutzer einfach korrigiert werden.
  • Der Kunde spart Zeit, Papier und Toner.
  • Es können Sicherungskopien erzeugen werden, bevor etwas geändert wird.
  • Das Formular kann einfach per E-Mail zurück gesendet werden.

Unterstützte Reader

Um PDFs lesen zu können und zu verwenden benötigt man verbreitete Software. Einige PDF-Reader unterstützen mehr oder weniger den Funktionsumfang des PDF-Formates.
Die Formular-Umwandlung von Collie-IT, Anne K. Frey unterstützt und prüft jedes PDF mit den folgenden PDF-Readern:

  • Adobe Acrobat Reader DC
  • Foxit Reader

Um die schreibbaren Felder mit dem Mozilla Firefox nutzen zu können braucht man im Moment noch das „Adobe Reader“-Plug-in. Weitere Informationen hierzu finden Sie bei Mozilla Firefox und dem „Adobe Reader“-Plug-in.

Praxisbeispiel

Nehmen wir unser Praxisbeispiel von weiter oben um die Ersparnis zu verdeutlichen.

MerkmalVorherNachher
Druckkosten3,60€ – 6.00€ (3-5 Ausdruck)0.00€ – 0,40€ (0-1 Ausdruck)
Zeitmehrere Stunden (Ausfüllen, Kontrollieren) + ev. wiederholtes Drucken und ScannenGroße Zeitersparnis beim Ausfüllen und Kontrollieren der Einträge, Drucken und Scannen entfällt
AussehenBeschreibbare PDFBeschreibbare PDF

Hier können Sie die Beispiel-PDF herunterladen und testen.